Droguería El Rocio: mayo 2010

DOCUMENTOS CONTABLES

Introducción
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.
Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:
· En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
· Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio
· Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
· Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

Utilidad:
Son una constancia de las operaciones realizadas.
Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

Clasificación de la documentación Contable
· Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación:
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva:
Documentos que se archivan y generan registración:

Factura
Nota de Débito
Nota de Crédito
Ticket
Recibo
Pagaré
Cheque
Nota de Crédito Bancaria
Documentos que sólo se archivan:
Orden de Compra
Nota de Venta
Remito

Resumen de Cuenta
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una registración contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes).
Obligados a emitir documentos comerciales:
Quienes comercializan cosas muebles.
Quienes comercializan o prestan servicios.
Quienes se dedican a la locación de bienes.
Conservación:
Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados desde la fecha de emisión del documento.
Comprobantes que intervienen en:

CONCERTACIÓN DE LA OPERACIÓN
Orden de compra o Nota de pedido
Nota de venta
DESPLAZAMIENTO DE LA MERCADERÍA
Remito
Factura
Ticket
CIRCULACIÓN DE VALORES
Contado: Cheque
Crédito: Recibo
Nota de débito
Nota de crédito
Pagaré

Nota de pedido o de compra
Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.

Nota de ventas
Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.
Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos. Es emitida por duplicado. Este documento no origina registros contables.

Remito
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.
El remito se extiende por triplicado: El original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina ala sección facturación para que proceda ala emisión de la factura. No se registra en los libros de contabilidad, dado a que generalmente los Remitos se emiten sin valores

Ticket:
Se emite por operaciones de contado, mientras que la factura puede ser emitida por operaciones de contado o en cuenta corriente. Los ticket sólo pueden ser emitidos por máquinas registradoras (o controladores fiscales) autorizadas a funcionar por la AFIP.

Factura
Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.
Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal

Requisitos:

Respecto del vendedor:
Nombre y apellido, o razón social.
Domicilio legal.
Clave única de identificación tributaria (C.U.I.T.).
Número de inscripción en el Impuesto a los Ingresos Brutos.
Condición respecto al Impuesto al Valor agregado.
Fecha de emisión
Numeración preimpresa, consecutiva y progresiva.
Código de identificación del documento (A, B o C).
Fecha de inicio de las actividades en el local habilitado para las ventas.
Respecto del comprador:
Nombre y apellido, o razón social.
Domicilio.
Condición respecto del IVA.
Clave única de identificación tributaria.
Número de inscripción en los ingresos brutos.
Respecto de la mercadería vendida:
Cantidad y descripción.
Precio unitario.
Importe total.
Condiciones de venta.
Número de remito.
Respecto de la imprenta:
Nombre y apellido, o razón social.
Clave única de identificación tributaria.
Fecha en la que se realizó la impresión.
Primero y último números de los documentos impresos.
Número de C.A.I. (Código de Autorización de Impresión).
Fecha de vencimiento.

Nota de débito
Llámase así a la comunicaciónque envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc.
Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos los siguientes:
En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se aplicó a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior.
En los comercios: cuando se pagó el flete por envío de una mercadería; cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.
Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su cuenta un importe determinado, emite una Nota de Débito.
Las causas que generan su emisión pueden ser:
· Error en menos en la facturación.
· Intereses.
· Gastos por fletes.
· Gastos bancarios, etc.
La Nota de Débito siempre origina un aumento en la cuenta del comprador, por lo tanto es un documento registrable.
Nota de crédito
Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma.
Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturación.
Es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por alguno de los siguientes motivos:
· Error en más en la facturación.
· Otorgamiento de bonificaciones o descuentos.
· Devolución de mercaderías.
La Nota de Crédito siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o deudor, por lo tanto es un documento registrable.

Cheque
Llámase cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un bancoen el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto.
Modos de extender un cheque.
a) al portador
b) a favor de una persona determinada, con la cláusula "a la orden o sin ella".
c) a favor de una persona determinada, con la cláusula "no a la orden u otra equivalente".
Requisitos del Cheque
La Ley 24.452 no define al cheque común, se limita a enumerar en su art. 2 los elementos que debe contener:
· La denominación "cheque" inserta en su texto, en el idioma empleado para su redacción.
· Un número de orden impreso en el cuerpo del cheque.
· La indicación del lugar y de la fecha de creación.
· El nombre de la entidad financiera girada y el domicilio de pago.
· La orden pura y simple de pagar una suma determinada de dinero, expresada en letras y números, especificando la clasede moneda. Cuando la cantidad escrita en letras difiriese de la expresada en números, se estará por la primera.
· La firma del librador.
Cheque Documento literal que contiene
-Orden incondicional de pago
-Dada por una persona (Librador)
-A una Institución de crédito (Librado)
-De pagar a la vista
-A un tercero o al portador (Beneficiario), Una cantidad de dinero.
Requisitos para el Libramiento
-Solo se libra contra una institución de crédito
-Solo puede librar la persona que tenga celebrado un contrato de depósito de dinero a la vista en cuenta corriente de cheques, con el banco librado
-Solo se puede librar cuando el librador tenga fondos suficientes en su cuenta.

Recibos
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.
Este documento tiene importancia:
· Legal: constituye una prueba para quien hizo el pago.
· Contable: para quien lo confeccionó es una constancia de los ingresos de fondos, y para quien lo recibe es un elemento de control de la salida de valores.
Se emite por duplicado, y se registra en los libros contables.

LETRA DE CAMBIO
Es un documento literal que contiene una orden incondicional e pago dada por una persona llamada girado, para que pague a la orden de un tercero llamado beneficiario, cierta cantidad de dinero en la fecha y lugar señalados en el documento
REQUISITOS FORMALES ( LITERALES)
La mención de ser letra de cambio inserta en el texto del documento
Requisito indispensable para la eficacia del Título
Su omisión trae como consecuencia que el papel no surta efectos en calidad del Título de Crédito.
La expresión del lugar, del día, mes y año en que se suscribe.
· El cumplimiento de este requisito tiene importancia fundamental para poder determinar la prescripción y la caducidad.
· Su omisión acarrea la ineficacia de la letra como tal.
La orden incondicional al girado de pagar una suma determinada de dinero.
· Es la formula cambiaria con la cual se perfecciona la triangulación de la letra de cambio
· Su omisión acarrea la ineficacia del titulo.
Nombre del Girado.
· Es el sujeto con el que el girador mantiene una relación subyacente dándose de esta manera la triangulación
· Su omisión no permite que exista dicha triangulación y el papel no surte como letra de cambio.
El lugar y la época de pago.
· Si no estipula el lugar de pago se tendrá como tal el domicilio del girado, si tuviere varios se podrá exigir el pago en cualquier de ellos, a elección del tenedor
· Si se omite la fecha del pago, la presunción legal es que la letra vencerá a la Vista..
Nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago.
· El simple enunciado de este requisito permite concluir que la letra no se puede emitir al portador sino que es NOMINATIVA
· Su omisión causa que el papel no surta efectos de la letra de cambio
Firma del Girador o de la persona que suscriba a su ruego o en su nombre.
· Es el requisito verdaderamente indispensable para que el título nazca a la vida del mundo del Derecho, es la manifestación de la voluntad de querer obligarse cambiariamente
· Su omisión causa la no-existencia de la obligación y como consecuencia no existe el Título de Crédito.