lunes, 21 de junio de 2010

El plan único de Cuentas

PLAN UNICO DE CUENTAS

PUC

NORMAS BÁSICAS


El Plan Único de Cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.

El Plan Único de Cuentas está compuesto por un Catálogo de Cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas.

El Catálogo de Cuentas contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costos de Producción o de Operación y de Orden.

Dicho catálogo está conformado por los códigos numéricos indicativos de cada cuenta y la denominación de las mismas.

El Plan Único de Cuentas deberá ser aplicado por todas las personas naturales o jurídicas que estén obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio. Dichas personas para los efectos del presente Decreto, se denominarán entes económicos.

No estarán obligadas a aplicar el Plan Único de Cuentas de que trata este Decreto, los entes económicos pertenecientes a los sectores Financiero, Asegurador y Cooperativo para quienes se han expedido Planes de Cuentas en virtud de legislación especial.

NORMAS DE APLICACIÓN

El Plan Unico de Cuentas debe aplicarse de conformidad con las siguientes normas:

El Catálogo de Cuentas y su estructura, serán de aplicación obligatoria y en la contabilidad no podrán utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en el presente Decreto.

Todas las clases, grupos, cuentas y subcuentas se identificarán con un código numérico para lo cual, deberán utilizarse de manera preferencial los códigos contenidos en el Catálogo de Cuentas al que se refiere el presente Decreto.

Sin perjuicio de lo anterior, para la identificación de las clases, grupos, cuentas y subcuentas contenidas en el presente Decreto, se podrán utilizar internamente códigos diferentes, caso en el cual deberá elaborarse una tabla de equivalencias para dichas codificaciones que estará a disposición de quien la solicite. En tal evento, el ente económico dará aviso a la entidad de vigilancia correspondiente.

Las cuentas y subcuentas que correspondan a rubros identificados únicamente por el código, podrán ser utilizadas y denominadas por el ente económico, dentro del rango establecido, dependiendo de sus necesidades de información, conservando la misma estructura de este Plan.

DINAMICAS Y DESCRIPCIONES: Las dinámicas y descripciones serán de uso obligatorio y todos los asientos contables deberán efectuarse de conformidad con lo establecido en ellas.

AUXILIARES: Adicionalmente a las subcuentas indicadas en el catálogo señalado, se podrán utilizar las auxiliares que se requieran de acuerdo con las necesidades del ente económico, para lo cual bastará con que se incorporen a partir del séptimo dígito.

AJUSTES POR INFLACION: Los ajustes integrales por inflación podrán registrarse dentro de cada una de las subcuentas respectivas. En caso de que el ente económico requiera registrarlos por separado, utilizará las subcuentas cuyos códigos terminen en 99.

ABREVIATURAS: La denominación dada a los rubros que conforman el Catálogo de Cuentas a que se refiere el presente Decreto, podrá ser aplicada utilizando abreviaturas.

LIBROS OFICIALES: Los libros de comercio registrados deberán llevarse aplicando los códigos numéricos y las denominaciones del Catálogo de Cuentas contenidas en el presente Decreto.

INFORMES: Todo reporte o presentación de la información contable a los administradores, a los socios, al Estado y a los terceros, deberá realizarse utilizando los códigos numéricos y las denominaciones indicadas en el manual de cuentas contenido en el presente Decreto.

PRESENTACION DE ESTADOS FINANCIEROS. Para efectos de presentación de estados financieros, el ente económico los preparará debidamente clasificados en parte corriente y no corriente, dependiendo de la realización de los activos y exigibilidad de los pasivos, conforme a las normas vigentes sobre presentación y revelación de estados financieros.

Con el fin de facilitar la identificación que permita realizar dicha clasificación, se podrán utilizar los dígitos auxiliares.

APLICACION GRADUAL. A partir de los estados financieros cortados a 3
de diciembre de 1993, la presentación de los mismos deberá hacerse en su totalidad conforme al Plan Único de Cuentas.

El Plan Único de Cuentas se aplicará para todas las operaciones económicas, a partir del
o. de enero de 1994 en las sociedades mercantiles que legal o estatutariamente estén obligadas a tener revisor fiscal. El registro o comprobante contable será obligatorio hasta el nivel de cuatro dígitos.

A partir del 1o. de enero de 995, el Plan Único de Cuentas será obligatorio en su integridad para todas las personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad de acuerdo con lo dispuesto en el Código de Comercio.


CATALOGO DE CUENTAS

La codificación del Catálogo de Cuentas está estructurada sobre la base de los siguientes niveles:

Clase:

El primer dígito.

Grupo:

Los dos primeros dígitos.

Cuenta:

Los cuatro primeros dígitos.

Subcuenta :

Los seis primeros dígitos.

Las clases que identifica el primer dígito son:

Clase 1:

Activo.

Clase 2:

Pasivo.

Clase 3:

Patrimonio.

Clase 4:

Ingresos.

Clase 5:

Gastos.

Clase 6:

Costos de Ventas.

Clase 7:

Costos de Producción o de Operación.

Clase 8:

Cuentas de Orden Deudoras.

Clase 9:

Cuentas de Orden Acreedoras.

Las clases, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el Balance General; las clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas del Estado de Ganancias o Pérdidas o Estado de Resultados y las clases 8 y 9 detallan las Cuentas de Orden.

ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros son los informes sobre la situación financiera y económica de una empresa en un periodo determinado y estos deben llevar las firmas de los responsables de su elaboración, revisión y elaboración.

Balance General:

Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situación financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

En el balance solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros auxiliares.

El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al año y con fecha a 31 de diciembre, firmado por los responsables:

· Contador

· Revisor fiscal

· Gerente

Cuando se trate de sociedades, debe ser aprobado por la asamblea general.

Su estructura se presenta a continuación:

BALANCE GENERAL (Esquema)

ACTIVO

ACTIVO CORRIENTE

DISPONIBLE

DEUDORES

INVENTARIOS

ACTIVO NO CORRIENTE

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

INTANGIBLES

DIFERIDOS

VALORIZACIONES

TOTAL ACTIVO

PASIVO

PASIVO CORRIENTE

OBLIGACIONES FINANCIERAS

PROVEEDORES

CUENTAS POR PAGAR

IMPUESTOS GRAVÁMENES Y TASAS

OBLIGACIONES LABORALES

DIFERIDOS

PASIVOS NO CORRIENTE

OTROS PASIVOS DE LARGO PLAZO

BONOS Y PAPELES COMERCIALES

TOTAL PASIVO

PATRIMONIO

CAPITAL SOCIAL

SUPERÁVIT DE CAPITAL

RESERVAS

REVALORIZACIÓN DEL PATRIMONIO

UTILIDAD DEL EJERCICIO

TOTAL PATRIMONIO

Estado De Resultados O De Ganancias Y Pérdidas:

Es un documento complementario donde se informa detallada y ordenadamente como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable.

El estado de resultados esta compuesto por las cuentas nominales, transitorias o de resultados, o sea las cuentas de ingresos, gastos y costos. Los valores deben corresponder exactamente a los valores que aparecen en el libro mayor y sus auxiliares, o a los valores que aparecen en la sección de ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo.

ESTADO DE RESULTADOS (Esquema)

VENTAS

(-) Devoluciones y descuentos

INGRESOS OPERACIONALES

(-) Costo de ventas

UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL

(-) Gastos operacionales de ventas

(-) Gastos Operacionales de administración

UTILIDAD OPERACIONAL

(+) Ingresos no operacionales

(-) Gastos no operacionales

UTILIDAD NETA ANTES DE IMPUESTOS

(-) Impuesto de renta y complementarios

UTILIDAD LÍQUIDA

(-) Reservas

UTILIDAD DEL EJERCICIO

Estado De Cambios En El Patrimonio O Estado De Superávit:

Es el estado financiero que muestra en forma detallada los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un periodo, además de la aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores. Este muestra por separado el patrimonio de una empresa.

También muestra la diferencia entre el capital contable (patrimonio) y el capital social (aportes de los socios), determinando la diferencia entre el activo total y el pasivo total, incluyendo en el pasivo los aportes de los socios.

Esta es la estructura del estado de cambios en la situación financiera para sociedades limitada:

ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA (Esquema)

SUPERÁVIT

SUPERÁVIT DE CAPITAL

Prima en colocación de cuotas o partes de interés

Crédito mercantil

RESERVAS

Reserva legal

Reservas estatutarias

Reservas ocasionales

RESULTADOS DEL EJERCICIO

Utilidad del ejercicio

RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES

Utilidades o excedentes acumulados

(o) Perdidas acumuladas

SUPERÁVIT POR VALORIZACIONES

De inversiones

De propiedad, planta y equipo

TOTAL SUPERÁVIT

La consolidación de estados financieros esta reglamentada en la Circular externa N°002 de 1998 expedida por la Superintendencia de Valores.

Control directo y Control indirecto

De acuerdo al artículo 260 del Código de Comercio, el control puede ser directo o indirecto de acuerdo a la relación que ejerza la matriz con la subordinada, entonces sobre las filiales la matriz o controlante ejerce un control directo, y sobre las subsidiarias la matriz o controlante ejerce un control indirecto.

Control exclusivo y Control conjunto o compartido

De acuerdo al artículo 261 del Código de Comercio en el que se establece la posibilidad de que el control sea ejercido por un número singular o por un número plural de personas, entonces el primero de los casos se denomina control exclusivo, y el segundo se denomina control conjunto o compartido.

La matriz debe presentar una información contable que describa la situación real del control que ejerce la matriz sobre las subordinadas deben utilizarse herramientas contables para cada caso, ya que las formas de control, los recursos y responsabilidades revelados, difieren en uno y otro.

Estados Financieros Consolidados:

Se entiende por éstos los que conforman los denominados estados financieros básicos establecidos en el artículo 22 del Decreto 2649 de 1993, pero referidos a un ente matriz o controlante y sus subordinadas o controladas, estos son:

1 Balance general consolidado,

1 Estado de resultados consolidado,

1 Estado de cambios en el patrimonio consolidado,

1 Estado de cambios en la situación financiera consolidado, y

1 Estado de flujos de efectivo consolidado.

Dichos estados deben reunir, como mínimo, los siguientes requisitos:

A. Corresponder a una misma fecha de corte y hacer referencia a un mismo período contable, para el último caso no solo en el tiempo, sino además en su duración.

B. Haber sido preparados bajo principios, políticas, métodos y procedimientos contables uniformes, respecto de eventos y transacciones similares.

C. Para estados financieros correspondientes a entidades ubicadas en el exterior, estar convertidos a la moneda funcional y expresada de acuerdo con las normas de contabilidad aplicables en Colombia.

D. Tener analizados y conciliados los saldos recíprocos.

Estados Financieros De Propósito General:

Estos Estados son aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el bien común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su condición, claridad neutralidad y fácil consulta. Son estados de propósito general, los Estados Financieros Básicos y los Estados Financieros Consolidados.

Estados Financieros Básicos:

· Balance General: En este estado deben relacionarse los activos pasivos y el patrimonio, con el propósito que al ser reconocidos se pueda determinar razonablemente la situación financiera del ente económico a una fecha dada.

· Estado de Resultados: La sumatoria de los ingresos, costos, gastos y la corrección monetaria, debidamente asociados nos debe arrojar los resultados del ejercicio.

· Estado de Cambio en el Patrimonio

· Estado de Cambios en la situación financiera

· Estado de Flujos de Efectivo

Estados Financieros De Propósito Especial:

Son Estados de Propósito Especial aquellos que se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable. Se caracterizan por tener una circulación o uso limitado y por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u operaciones.

Son Estados de Propósito Especial:

· El Balance Inicial: Al comenzar sus actividades, todo ente económico debe elaborar un Balance General que permita conocer de manera clara y completa la situación inicial de su patrimonio.

· Los Estados Financieros de Períodos Intermedios: Son aquellos Estados Financieros Básicos que se preparan durante el transcurso de un período para satisfacer necesidades de los administradores, de las autoridades que ejercen inspección vigilancia o control.

· Los Estados de Costos: Son aquellos que se preparan para conocer en detalle las erogaciones y cargos realizados para producir los bienes o prestar servicios de los cuales un ente económico ha derivado sus ingresos.

· El Estado de Inventario: Es aquel que debe elaborarse mediante la comprobación en detalle de las existencias de cada una de las partidas que existen en el Balance General.

· Los Estados Extraordinarios: Son los que se preparan durante el transcurso de un período como base para realizar ciertas actividades. La fecha de los mismos no puede ser anterior a un mes a la actividad o a la situación por lo cuál fue preparado.

· Los Estados de Liquidación: Son aquellos que debe presentar un ente económico que ha cesado sus operaciones, para informar el grado de avance del proceso de realización de sus activos y cancelación de sus pasivos.

· Los Estados Financieros que se presentan a las autoridades con sujeción a las reglas de clasificación y con el detalle determinado por ellas

· Los Estados Financieros preparados sobre una base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados

·

ACTIVO

PASIVO

a) Accionistas por desembolsos no exigidos

b) Inmovilizado

c) Gastos a distribuir en varios ejercicios

d) Activo circulante

a) Fondos propios

b) Ingresos a distribuir en varios ejercicios

c) Provisiones para riesgos y gastos

d) Acreedores a largo plazo

e) Acreedores a corto plazo

A continuación se realiza un breve comentario de estas partidas:

Accionistas por desembolsos no exigidos. Partida que representa el capital social que ha sido suscrito y que todavía no está desembolsado. Tiene su origen en que nuestra legislación no exige un desembolso total del capital emitido en el momento en que es suscrito. Esta partida se transformará generalmente en Dinero en el momento que los administradores exijan los desembolsos pendientes a los accionistas.

Inmovilizado: Esta compuesto por partidas que, como su nombre indica, van a estar en el patrimonio de la empresa a largo plazo, es decir, partidas que aparecerán en el balance de situación del ejercicio actual, y de los siguientes.

Entre ellas podemos citar: los edificios, maquinarias, inversiones a largo plazo.

Gastos a distribuir en varios ejercicios: Como su propio nombre indica, se trata de partidas que se van a imputar a resultados en varios ejercicios. Excepto la cuenta Gastos de formalización de deudas, el resto de las partidas son compensadoras de cuentas de pasivo ya que son gastos financieros no devengados en el momento de la elaboración del balance.

Activo circulante: Los activos que están recogidos en este epígrafe son aquellos que tienen una renovación dentro del corto plazo (un año) o, dicho de otra forma, aquellas partidas que se transformarán en dinero en un plazo inferior al año. Básicamente está constituido por:

- Existencias

- Derechos de cobro sobre clientes y deudores

- Disponibilidades líquidas o Tesorería.

El PASIVO: está dividido en el modelo establecido por el Plan General de Contabilidad en cinco grandes apartados:

Fondos propios. Se trata de fondos aportados por los propietarios de la empresa o generados por ella.

Ingresos a distribuir en varios ejercicios. Este epígrafe recoge partidas que, como su propio nombre indica, se imputarán a resultados en varios ejercicios, por ejemplo una subvención recibida para la adquisición de inmovilizado, la cual se imputará resultados durante la vida útil del inmovilizado y no en el ejercicio en el que se recibe. Mención aparte merece la cuenta Ingresos por intereses diferidos, que representa ingresos financieros no devengados y desde un punto vista económico es compensadora de derechos de cobro registrados en el activo.

Provisiones para riesgos y gastos

Desde el punto de vista contable y, en aplicación del principio contable de prudencia, en el pasivo del balance deben aparecer todas las deudas que tenga la empresa, incluso las potenciales. Aquellas deudas cuya cuantía y vencimiento no son conocidos con exactitud, a nivel contable se reflejan mediante las Provisiones para riesgos y gastos. Por tanto, independientemente de la denominación contable utilizada, las partidas de este epígrafe se asimilan a deudas. Partidas que están incluidas en este apartado son las provisiones para responsabilidades, provisión para impuestos y provisión para grandes reparaciones de elementos comprendidos en el inmovilizado.

Acreedores a largo plazo. Se trata de partidas que recogen conceptos de financiación ajena y cuyo vencimiento es superior al año. Entre ellas podemos citar: Préstamos recibidos, Obligaciones y bonos.

Acreedores a corto plazo o Pasivo circulante. Este epígrafe del balance de situación recoge aquellas deudas cuyo vencimiento es a corto plazo o, lo que es lo mismo, aquellas deudas que deberán ser pagadas en el plazo de un año. Entre ellas podemos citar: deudas con proveedores y acreedores a corto plazo y deudas con administraciones públicas

Teniendo en cuenta que el epígrafe del activo Accionistas por desembolsos no exigidos es poco frecuente que aparezca en los balances y que los Gastos a distribuir en varios ejercicios están compuestos mayoritariamente por cuentas compensadoras de pasivo, el activo del balance podría quedar reducido, desde un punto de vista económico a dos masas patrimoniales:

- Inmovilizado

- Activo Circulante

Por otro lado, en el pasivo del balance el epígrafe Ingresos a distribuir en varios ejercicios contiene cuentas tales como las subvenciones que conceptualmente están más cercanas a los fondos propios que al exigible y cuentas que, como se ha comentado anteriormente, son compensadoras de activo. En cuanto al epígrafe Provisiones para riesgos y gastos, se trata de partidas que se asimilan a deudas. Por tanto, al estudiar el pasivo del balance de situación se puede hablar de tres masas patrimoniales.

- Fondos Propios O Neto Patrimonial

- Acreedores A Largo Plazo O Pasivo A Largo Plazo

- Acreedores A Corto Plazo O Pasivo A Corto Plazo

ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Según el artículo 34 del decreto 2649 de 1993, los elementos de los estados financieros son los activos, los pasivos, el patrimonio, los ingresos, los costos, los gastos y las cuentas de orden.

El mismo decreto contemplaba como elemento de los estados financieros a la corrección monetaria, pero con la eliminación de los ajustes integrales por inflación, hoy en día carece de fundamento.

Contempla el mismo artículo que los activos, pasivos y el patrimonio, deben ser reconocidos en forma tal que al relacionar unos con otros se pueda determinar razonablemente la situación financiera del ente económico a una fecha dada.

Igualmente aclara que la sumatoria de los ingresos, los costos, los gastos y la corrección monetaria, debidamente asociados, arroja el resultado del período. En otras palabras, el resultado del periodo será el resultado de restar a los ingresos los gastos y los costos, pues cuando la norma se refiere a “debidamente asociados” está queriendo decir que a cada ingreso debe imputársele su respectivo gasto o costo, esto es restárselo.

El decreto 2649 de 1993, se encarga de definir cada uno de los elementos de los estados financieros de la siguiente forma:

Art. 35. Activo. Un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.

Art. 36. Pasivo. Un pasivo es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes.

Art. 37. Patrimonio. El patrimonio es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos.

Art. 38. Ingresos. Los ingresos representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades realizadas durante un período, que no provienen de los aportes de capital.

Art. 39. Costos. Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la adquisición o la producción de los bienes o la prestación de los servicios, de los cuales un ente económico obtuvo sus ingresos.

Art. 40. Gastos. Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes.
Art. 41. Corrección monetaria. La corrección monetaria representa la ganancia o pérdida obtenida por un ente económico como consecuencia de la exposición a la inflación de sus activos y pasivos monetarios, reconocida conforme a las disposiciones de este decreto.

Art. 42. Cuentas de orden contingentes. Las cuentas de orden contingentes reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico.

Art. 43. Cuentas de orden fiduciarias. Las cuentas de orden fiduciarias reflejan los activos, los pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico.

Art. 44. Cuentas de orden fiscales. Las cuentas de orden fiscales deben reflejar las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el balance y en el estado de resultados, y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras puedan conciliarse.
Art. 45. Cuentas de orden de control. Las cuentas de orden de control son utilizadas por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquél. Se usan también para ejercer control interno.

Los elementos del balance general son los activos, pasivos y patrimonio. Adicionalmente, hacen parte del balance general las cuentas de orden, que aunque no forman parte integral del mismo, si cumplen un importante papel aclarativo.

Los elementos del estado de resultados son los ingresos, los gastos y los costos. Recordemos que hay costos de venta y costos de producción.

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