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RETENCIÓN EN LA FUENTE

La retención en la fuente es un mecanismo que busca recaudar un determinado impuesto de forma anticipada. De esta forma cada vez que ocurra un hecho generador de un impuesto, se hace la respectiva retención. Así, el estado no debe esperar a que transcurra el periodo de un impuesto para poderlo recaudar, sino que mediante la retención en la fuente, este recaudo se hace mensualmente, que es el periodo con que se debe declarar y pagar las retenciones que se hayan practicado.

Retención en la fuente por Iva.

Al igual que en el Impuesto a la renta y el Impuesto de industria y comercio, en el Impuesto a las ventas también existe la figura de la Retención en la fuente. Esta figura se conoce comúnmente como Reteiva.

La retención en la fuente por Iva consiste en que el comprador, al momento de causar o pagar la compra, retiene al vendedor el 50% del valor del Iva. Ejemplo: La empresa A compra a la Empresa B, mercancías por valor de $1.000.000 + Iva. El valor del Iva, a la tarifa general es de $160.000. La empresa A, de esos $160.000 de Iva, solo pagará a la empresa B el valor de $80.000, que corresponde al 50% del valor toral del Iva, el restante 50% la empresa B lo retiene, lo declara y lo paga en junto con las demás retenciones en la fuente que haya practicado en el respectivo mes.

La retención en la fuente por Iva se practica siempre y cuando el hecho u operación económica supere la base mínima, que para servicios es de 4 UVT y para compras es de 27 UVT.

Contabilización de la retención en la fuente por Iva.

Siguiendo con el ejemplo, la empresa A, que es la que retiene deberá contabilizar el valor retenido a la empresa B como un crédito a la cuenta 236701 (Impuesto a las ventas retenido).

La empresa B, a quien la empresa A le practicó la retención, deberá contabilizar esa retención por Iva como un debito a la cuenta 135517 (Impuesto a las ventas retenido).

La empresa A, debe declarar esa retención en el mes en el cual la practicó (Declaración de retención en la fuente), y la empresa B, debe incluir esa retención practicada en la declaración de Iva del respectivo bimestre.

Agentes de retención en el impuesto a las ventas.

Concepto de agente de retención.

Agente de retención es aquella Persona natural o Persona jurídica, obligada a practicar la respectiva retención en la fuente cuando a ello hubiere lugar. Por regla general, los Agentes de retención son quienes compran o adquieren un producto o servicio. Quienes hacen el pago. El agente de retención es quien además de retener, debe declarar, consignar las retenciones y expedir los respectivos certificados de retención.

Quienes son agentes de retención en le impuesto a las ventas.

La ley ha establecido que las siguientes personas deben actuar como agentes de retención en el Impuesto a las ventas:

“Actuarán como agentes retenedores del impuesto sobre las ventas en la adquisición de bienes y servicios gravados:

1. Las siguientes entidades estatales:

La Nación, los departamentos, el distrito capital, y los distritos especiales, las áreas metropolitanas, las asociaciones de municipios y los municipios; los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), así como las entidades descentralizadas indirectas y directas y las demás personas jurídicas en las que exista dicha participación pública mayoritaria cualquiera sea la denominación que ellas adopten, en todos los órdenes y niveles y en general los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos.

2. Quienes se encuentren catalogados como grandes contribuyentes por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, sean o no responsables del IVA, y los que mediante resolución de la DIAN se designen como agentes de retención en el impuesto sobre las ventas.

3) Quienes contraten con personas o entidades sin residencia o domicilio en el país la prestación de servicios gravados en el territorio Nacional, con relación a los mismos.

4) Los responsables del régimen común, cuando adquieran bienes corporales muebles o servicios gravados, de personas que pertenezcan al régimen simplificado.

5) Las entidades emisoras de tarjetas crédito y débito y sus asociaciones, en el momento del correspondiente pago o abono en cuenta a las personas o establecimientos afiliados. El valor del impuesto no hará parte de la base para determinar las comisiones percibidas por la utilización de las tarjetas débito y crédito.
Cuando los pagos o abonos en cuenta en favor de las personas o establecimientos afiliados a los sistemas de tarjetas de crédito o débito, se realicen por intermedio de las entidades adquirentes o pagadoras, la retención en la fuente deberá ser practicada por dichas entidades.

6. La Unidad Administrativa de Aeronáutica Civil, por el 100% del impuesto sobre las ventas que se cause en la venta de aerodinos.

PARÁGRAFO 1o. La venta de bienes o prestación de servicios que se realicen entre agentes de retención del impuesto sobre las ventas de que tratan los numerales 1, 2 y 5 de este artículo no se regirá por lo previsto en este artículo.

PARÁGRAFO 2o. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá mediante resolución retirar la calidad de agente de retención del impuesto sobre las ventas a los Grandes Contribuyentes que se encuentren en concordato, liquidación obligatoria, toma de posesión o en negociación de acuerdo de reestructuración, sin afectar por ello su calidad de gran contribuyente”. (Art. 437-2, Estatuto tributario).

Casos en que no se practica retención en la fuente por Iva.

1. Cuando la operación económica no supera los topes mínimos de 4 UVT para servicios y de 27 UVT para compras.

2. Cuando la operación sujeta a retención se realiza entre responsables del Régimen común.

3. Cuando el que compra es Régimen común y el que vende es un Gran contribuyente o una Entidad estatal.

4. Cuando la operación sujeta a retención se realiza entre una Entidad estatal y un Gran contribuyente.

5. Cuando la operación sujeta a retención se realiza entre Entidades estatales.

6. Cuando la operación sujeta a retención se realiza entre Grandes contribuyentes.

Nota. El Régimen común, los Grandes contribuyentes y las Entidades estatales responsables del Impuesto a las ventas, que adquieran productos o servicios gravados con Iva al Régimen simplificado, deberán retener el 50%. Cuando la adquisición la hagan a una persona no domiciliada en el país, la retención será del 100% del Iva.

Las Entidades estatales y los Grandes contribuyentes que no sean responsables del Impuesto a las ventas, no deben asumir el Iva en las adquisiciones al Régimen simplificado. (El Iva operaciones con el Régimen simplificado se asume mediante el mecanismo de retención).

Las Entidades estatales y los Grandes contribuyentes que no sean responsables del Impuesto a las ventas, en el caso que adquieran productos o servicios a personas no residentes o no domiciliados en el país deben asumir el 100% del Iva mediante el mecanismo de retención.

Obligaciones de los agentes de retención.

Retener
Es obligación del agente retenedor practicar la retención siempre que haya lugar a ello. Para esto se debe tener en cuenta tanto el sujeto de retención, como el concepto a retener.

Respecto a los sujetos de retención, hay que tener en cuenta que algunas empresas no están sujetas a retención en la fuente por renta, como es el caso de las empresas pertenecientes al Régimen especial, a las entidades no contribuyentes, al estado y sus diferentes unidades administrativas, y cuando la operación sujeta a retención no supere los topes establecidos por la ley (4 UVT en servicios y 27 UVT en compras).

Si un agente de retención, estando obligado a practicar la retención y no lo hiciere, deberá responder ante el estado por el valor dejado de retener. En este caso, el agente de retención puede solicitar al sujeto de retención el reembolso del valor no retenido.

Igualmente de la interpretación del artículo 177 en concordancia con el 632, numeral 3 del E. T, se puede concluir, que si el agente de retención no cumple con su obligación de retener, no se le aceptaran como costo o deducción los valores sobre los cuales no practicó la retención, o habiéndola practicado no las hubiere consignado.

Así como el agente retenedor por equivocación puede no retener un valor debiendo hacerlo (Y debe responder por ese hecho), puede también suceder que por error practique indebidamente una retención, caso en el cual puede ser objeto de una reclamación por parte del afectado.

Declarar

Todo agente de retención esta en la obligación de presentar su respectiva declaración mensualmente. Esta declaración debe presentarse así en el respectivo periodo no se hayan practicado retenciones. Con la ley 1111 de 2006, solo las Juntas de acción comunal, están exoneradas de presentar la declaración de retención en ceros (0.00), es decir, si en el respectivo mes no practicaron retención alguna.

Las declaraciones se deben presentar con todas las formalidades exigidas por la norma, de lo contrario se pueden considerar cono no presentadas y eso significa presentarlas nuevamente y en tal caso se debe calcular y pagar la respectiva sanción por extemporaneidad.

El artículo 580 del E.T establece cuando una declaración se tiene como no presentada:

No se entenderá cumplido el deber de presentar la declaración tributaria, en los siguientes casos:
a. Cuando la declaración no se presente en los lugares señalados para tal efecto.
b. Cuando no se suministre la identificación del declarante, o se haga en forma equivocada.
c. Cuando no contenga los factores necesarios para identificar las bases gravables.
d. Cuando no se presente firmada por quien deba cumplir el deber formal de declarar, o cuando se omita la firma del contador público o revisor fiscal existiendo la obligación legal.
e. Cuando la declaración de retención en la fuente se presente sin pago”

Consignar las retenciones

El agente retenedor esta en la obligación de consignar oportunamente los valores retenidos. Si no lo hace, la declaración se considera como no presentada. La ley 1111 de 2006, permite al agente retenedor presentar la declaración sin pago, solo, y solo si dispone de un saldo a favor que pueda ser objeto compensación, y que ese saldo a favor se haya originado antes de la presentación de la declaración de retención sin pago. Además, el contribuyente debe solicitar la compensación dentro de los seis meses siguientes, de lo contrario la declaración de retención se considerara como no presentada.

Adicionalmente, la ley 599 de 2000, en su artículo 402, contempla prisión de 3 a 6 años para los agentes de retención (o sus representantes legales), si dentro de los dos meses siguientes a las fechas establecidas para su declaración y pago, no se consignan las retenciones practicadas. Contempla también una multa equivalente al doble de los valores no consignados sin que esta supere los 50.000 Salarios mínimos mensuales vigentes.

Expedir certificados

Los agentes de retención están obligados a expedir los respectivos certificados de retención, a los sujetos pasivos a quienes se les haya retenido.

Los certificados deben contener los siguientes aspectos o requisitos:

Articulo 379. Contenido del certificado de ingresos y retenciones. El Certificado de Ingresos y Retenciones contendrá los siguientes datos:
a. El formulario debidamente diligenciado.
b. Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
c. Apellidos y nombres del asalariado.
d. Cédula o NIT del asalariado.
e. Apellidos y nombre o razón social del agente retenedor.
f. Cédula o NIT del agente retenedor.
g. Dirección del agente retenedor.
h. Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado, concepto de los mismos y monto de las retenciones practicadas.
i. Firma del pagador o agente retenedor, quien certificará que los datos consignados son verdaderos, que no existe ningún otro pago o compensación a favor del trabajador por el período a que se refiere el certificado y que los pagos y retenciones enunciados se han realizado de conformidad con las normas pertinentes.

Articulo 381. Certificados por otros conceptos. Cuando se trate de conceptos de retención diferentes de los originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, los agentes retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones que contendrá:
a. Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
b. Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.
c.Dirección del agente retenedor.
d. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.
e. Monto total y concepto del pago sujeto a retención.
f. Concepto y cuantía de la retención efectuada.
g. La firma del pagador o agente retenedor.
A solicitud de la persona o entidad beneficiaria del pago, el retenedor expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado anual.

El artículo 667 del E.T contempla sanciones para quien se niegue a expedir los certificados:

“Los retenedores que, dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional, no cumplan con la obligación de expedir los certificados de retención en la fuente, incluido el certificado de ingresos y retenciones, incurrirán en una multa hasta del cinco por ciento (5%) del valor de los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos.
La misma sanción será aplicable a las entidades que no expidan el certificado de la parte no gravable de los rendimientos financieros pagados a los ahorradores.
Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución independiente, previamente, se dará traslado de cargos a la persona o entidad sancionada, quien tendrá un término de un (1) mes para responder.

La sanción a que se refiere este artículo, se reducirá al diez por ciento (10%) de la suma inicialmente propuesta, si la omisión es subsanada antes de que se notifique la resolución de sanción; o al veinte por ciento (20%) de tal suma, si la omisión es subsanada dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se notifique la sanción. Para tal efecto, en uno y otro caso, se deberá presentar, ante la oficina que está conociendo de la investigación, un memorial de aceptación de la sanción reducida, en el cual se acredite que la omisión fue subsanada, así como el pago o acuerdo de pago de la misma”.

Conservar soportes

Los agentes de retención deben conservar los respectivos soportes donde conste que se han practicado las retenciones, que se han declarado y consignado.

No debemos olvidar, que si en un momento dado no se puede probar que se cumplió con la obligación de retener, y según los artículos 177 y 632, numeral 3 del E. T, no se reconocerán los costos y deducciones sobre las cuales no se haya practicado la retención estando obligado a hacerlo.

No se practica retención en la fuente

Cuando el valor de la compra o el servicio no supere la base mínima para aplicar retención (27 UVT en compras y 3 en servicios).

Cuando el sujeto pasivo (quien vende el producto o presta el servicio) es une empresa perteneciente al Régimen especial en el Impuesto a la renta (Cooperativas, ONGs, fundaciones, etc.).

Cuando el pago se hace un persona o empresa que no es contribuyente en el impuesto a la renta.

Cuando en algunos casos por expresa disposición legal no se debe practicar retención en la fuente.

No se debe practicar retención en la fuente sobre rentas consideradas exentas.

No se debe practicar retención en la fuente sobre los Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.

Tampoco se practica retención en la fuente sobre las transacciones que se realicen en la bolsa de energía.

No se practica retención en la fuente a la Nación, los Departamentos y sus asociaciones, los Distritos, los Territorios Indígenas, los Municipios y las demás entidades territoriales, las Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, las Áreas Metropolitanas, las Asociaciones de Municipios, las Superintendencias, las Unidades Administrativas Especiales, las Asociaciones de Departamentos y las Federaciones de Municipios, los Resguardos y Cabildos Indígenas, los establecimientos públicos y los demás establecimientos oficiales descentralizados, siempre y cuando no se señalen en la ley como contribuyentes.

No se debe practicar retención en la fuente cando el vendedor del bien o prestador del servicio es un autorretenedor, puesto que éste es el responsable de la retención y es el mismo quien debe practicar la respectiva retención.

No están sometidos a retención en la fuente los pagos por concepto de recompensas, puesto que en opinión del Consejo de estado en sentencia de marzo 31 de 2000 expediente 9864, practicar retención en la fuente por las recompensas significa revelar la identidad del beneficiario de la recompensa, lo cual riñe con la protección de la identidad que la ley ofrece a quienes actúan como informantes.

En el caso de las entidades del régimen especial, de los no contribuyentes y de quienes se encuentran exentos del impuesto de renta, para que no se les efectúe retención en la fuente, deben demostrar o acreditar ante el agente de retención su calidad de exentos o no contribuyentes, de lo contrario el agente de retención debe aplicar la respectiva retención en la fuente.